Wer in eine Wohnung zieht, um die eigene Homeoffice-Situation zu verbessern, kann die Kosten dafür von der Steuer absetzen – auch dann, wenn die neue Wohnung nur ein paar Straßen weiter weg gelegen ist. Das bestätigt ein aktuelles Urteil des Finanzgerichts Hamburg. Der Lohnsteuerhilfeverein Vereinigte Lohnsteuerhilfe e. V. (VLH) erläutert die Details.

Umzugskosten absetzen für ein besseres Homeoffice: Die grundsätzlichen Voraussetzungen

Wer aus beruflichen Gründen umzieht, kann die dafür anfallenden Kosten steuerlich geltend machen. Mindestens eine der folgenden Voraussetzungen muss dafür erfüllt sein:

Eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer fängt in einem neuen Unternehmen an, das nicht am bisherigen Wohnort ansässig ist.

Die Arbeitgeberin beziehungsweise der Arbeitgeber hat den Mitarbeitenden an einen anderen Standort versetzt oder hat den Standort des Unternehmens in einen anderen Ort verlegt.

Die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer verändert zwar nicht die eigene berufliche Situation, aber verringert durch den Umzug die Fahrtzeit zwischen Wohnung und Arbeitsstätte um mindestens eine Stunde.

Die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer zieht in eine Dienstwohnung ein oder muss eine Dienstwohnung verlassen.

Der aktuelle Fall

Das Finanzgericht Hamburg hat sich kürzlich mit einem etwas anders gelagerten Fall beschäftigt und der Klage eines Ehepaars stattgegeben (Aktenzeichen 5 K 190/22). Das Paar teilte sich eine etwa 65 Quadratmeter große Wohnung und hatte darin kein Arbeitszimmer zur Verfügung. Bis zur Corona-Pandemie im Jahr 2020 war das für sie auch kein Problem, da beide nicht im Homeoffice arbeiteten, sondern ihrer nichtselbständigen Tätigkeit in den Räumen ihrer Arbeitgeber nachgingen.

Doch während der Corona-Pandemie wechselten beide ins Homeoffice, was sich wegen der beengten Platzverhältnisse und des fehlenden Arbeitszimmers als problematisch erwies. Um die berufliche Situation in den heimischen vier Wänden zu verbessern, zog das Ehepaar im Juli 2020 dann in eine rund 110 Quadratmeter große Wohnung, die über zwei Arbeitszimmer verfügt. In seiner Einkommensteuererklärung für das Jahr 2020 gab das Ehepaar die Umzugskosten als Werbungskosten an – doch das zuständige Finanzamt lehnte dies ab. Die Kosten könnten nur dann anerkannt werden, wenn durch den Umzug die Arbeitswege der Ehepartner deutlich verkürzt worden wären, so die Argumentation der Behörde.

Finanzgericht: Die Kosten sind absetzbar

Das Finanzgericht Hamburg sah das anders und gab der Klage des Ehepaars gegen die Entscheidung des Finanzamts statt. Die Begründung: Eine erhebliche Verkürzung des Arbeitswegs sei zwar nicht eingetreten, da das Homeoffice der Kläger nicht als erste Tätigkeitsstätte einzuordnen sei. Dennoch habe der Umzug in die deutlich größere Wohnung zu einer wesentlichen Verbesserung und Erleichterung der Arbeitsbedingungen der Kläger geführt.

Das Finanzgericht sah die Einrichtung von zwei Arbeitszimmern als erforderlich für die Ausübung der jeweiligen Tätigkeit an. Dies sei der Grund für den Umzug gewesen und nicht etwa eine Erhöhung des Wohnkomforts. Auch der zeitliche Ablauf spreche dafür, dass der Umzug ausschließlich aus einer beruflichen Veranlassung heraus vollzogen worden sei. Somit seien die entstandenen Kosten steuerlich absetzbar.

Unterschied zu früherem BFH-Urteil

Der Bundesfinanzhof (BFH), das höchste Gericht in Sachen Steuern, hatte 1992 entschieden, dass keine berufliche Veranlassung vorliege, wenn sich durch den Umzug die Fahrtzeit zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nicht um mindestens eine Stunde verkürze (Aktenzeichen VI R 132/88). Somit hätte das Finanzgericht Hamburg die Klage des oben genannten Ehepaars ablehnen können. Schließlich ging es dabei ausschließlich um die Homeoffice-Situation und nicht um die Fahrtzeiten zur Arbeit. Das Gericht sah aber im Streitjahr 2020 andere Umstände vorliegen als zur Zeit des BFH-Urteils.

Es werde heutzutage deutlich mehr im Homeoffice gearbeitet als früher. Der damaligen BFH-Entscheidung habe noch die Annahme eines grundsätzlich täglichen Aufsuchens der Arbeitsstätte zugrunde gelegen, so die Finanzrichter. Im vorliegenden Fall sei aber deutlich zu erkennen, dass die Einrichtung der Arbeitszimmer für die beiden Eheleute der Anlass des Umzugs gewesen sei – also ein beruflich bedingter Grund und nicht etwa der Wunsch nach einer Verbesserung der Wohnqualität.

In Stein gemeißelt ist dieses Urteil allerdings noch nicht, denn die Sache geht ins Revisionsverfahren. Somit wird sich nun der BFH mit dem Fall des Ehepaars befassen (Aktenzeichen VI R 3/23).

VLH-Tipp: Kosten angeben und auf BFH-Urteil warten

Wer aus ähnlichen Gründen umzieht – also zur Verbesserung der eigenen Homeoffice-Situation –, sollte die Kosten dafür in seiner Steuererklärung geltend machen. Lehnt das zuständige Finanzamt die Anerkennung der Umzugskosten ab, sollten Betroffene Einspruch einlegen und mit Verweis auf das anhängige BFH-Verfahren ein Ruhen des Steuerfalls beantragen. Je nachdem, wie der BFH dazu entscheiden wird, werden die Kosten dann anerkannt oder nicht.

Ferienwohnung am Meer, Co-Working-Space in der Stadt - oder eben das eigene Häuschen im Garten: Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, denen es möglich ist, können ihr Homeoffice ins Gartenhaus oder den Bauwagen verlegen und etliche Kosten von der Steuer absetzen. Der Lohnsteuerhilfeverein Vereinigte Lohnsteuerhilfe e. V. (VLH) zeigt, worauf zu achten ist.

"Immer mehr Hersteller bieten seit Neuestem Bürohäuschen als Komplettpaket inklusive Innenausstattung und Elektroinstallationen schlüsselfertig an. Die Zielgruppe ist attraktiv: Zahlungskräftig, mit eigenem Grundstück und bereit, für Extras ein paar Tausender draufzulegen", berichtete Spiegel Online in dem Artikel "Hauptquartier zwischen Hortensien" am 7. Mai 2023.

Steuerlich interessant kann das Modell Bauwagen oder Gartenhaus als Homeoffice zum Beispiel für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sein, die überwiegend von zu Hause aus arbeiten. Das betrifft zum Beispiel IT-Fachleute oder Journalisten/innen. Sie können die Kosten für das Arbeitszimmer beziehungsweise den Arbeitsraum unbegrenzt von der Steuer absetzen, sofern der Arbeitsraum den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit bildet. Aber auch für Arbeitnehmer/innen wie Lehrerinnen und Lehrer, die für die Büroarbeiten keinen Arbeitsplatz beim Arbeitgeber haben, kann das Gartenhaus als Arbeitszimmer interessant sein - sie dürfen nämlich bis zu 1.250 Euro für 2022 beziehungsweise 1.260 Euro für 2023 in ihrer Steuererklärung angeben.

Kosten fürs klassische Arbeitszimmer absetzen

Bei einem Arbeitszimmer, das sich im privat bewohnten Haus oder der Wohnung befindet, ist stets zu klären: Kann man die Kosten direkt dem Arbeitszimmer zuordnen? Oder muss man die Kosten anteilig berechnen? Dinge wie der Teppich oder das Fensterrollo gehören fraglos zu einem Arbeitszimmer, sind also direkt zuzuordnen und können in der Steuererklärung angegeben werden. Genauso der Schreibtisch, Schreibtischstuhl oder die Leselampe - sie zählen zu den Arbeitsmitteln und können sogar unabhängig vom Arbeitszimmer berücksichtigt werden.

Bei Kosten wie Miete, Strom oder Heizung sieht es etwas anders aus: Diese Kosten fallen im Normalfall für die gesamte Wohnung oder das gesamte Haus an - dementsprechend muss die Höhe der anteiligen Kosten für ein solches Arbeitszimmer berechnet werden. Nur dieser Teil kann in der Steuererklärung eingetragen werden.

Kosten fürs Gartenhaus absetzen

Wer einen Bauwagen oder das Gartenhaus als Homeoffice nutzt, sollte wissen: Die Kosten dafür können direkt zugeordnet werden, wenn es zum Beispiel einen eigenen Strom- und Wasserzähler gibt. Die laufenden Kosten wie Strom, Wasser oder auch Reinigung können dann entweder bis zu 1.250 Euro beziehungsweise 1.260 Euro oder in voller Höhe von der Einkommensteuer abgesetzt werden - je nachdem, ob man beim Arbeitgeber einen Arbeitsplatz hat oder nicht (s. u.). Laufen Strom und Wasser über den Hauszähler, muss gerechnet werden.

Der Unterschied zwischen Bauwagen und Gartenhaus: Der Bauwagen hat Räder - und damit gilt eine Abschreibungsdauer von zwölf Jahren. Das heißt, die Kaufsumme des Bauwagens kann über zwölf Jahre verteilt in der Steuererklärung angegeben werden.

Ein Gartenhaus, das fest im Boden verankert ist, kann dagegen als Immobilie gelten. Die Kaufsumme wird dann über 50 Jahre abgesetzt, und zwar jedes Jahr zwei Prozent der Kaufsumme. Gilt das Gartenhaus als Schuppen, sind es 16 Jahre.

Mögliche Auflagen beachten

Wer sich sein Homeoffice im Gartenhäuschen einrichten will, sollte bestimmte Dinge beachten: Je nach Nutzung kann es auch bei geringer Größe genehmigungspflichtig sein. Vor dem Kauf eines Gartenhauses zu Homeoffice-Zwecken sollten sich interessierte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer deshalb mit dem zuständigen Bauamt abstimmen.

Arbeitszimmerkosten absetzen: unbegrenzt? Begrenzt? Homeoffice-Pauschale?

Das Steuerrecht teilt Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Bezug auf das Arbeiten von zu Hause in drei Gruppen:

Arbeitnehmer/innen, deren Arbeitsraum zu Hause den Mittelpunkt ihrer gesamten beruflichen Tätigkeit darstellt wie Schriftsteller/innen, Journalisten/innen oder IT-Fachleute. Sie können die Kosten für den Arbeitsraum unbegrenzt von der Steuer absetzen.

Dann gibt es die Arbeitnehmer/innen mit einem Arbeitsplatz beim Arbeitgeber: Sie können die Homeoffice-Pauschale nutzen, wenn sie tageweise von zu Hause aus arbeiten. Das kann der Küchentisch sein oder die Arbeitsecke im Wohnzimmer. Bis zur Steuererklärung 2022 können sie pro Homeoffice-Tag fünf Euro geltend machen, allerdings höchstens 600 Euro im Jahr. Das entspricht 120 Arbeitstagen (120 Tage x 5 Euro = 600 Euro).

Und schließlich Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ohne Arbeitsplatz beim Arbeitgeber, wie zum Beispiel Lehrerinnen und Lehrer. Sie können noch in der Steuererklärung 2022 maximal 1.250 Euro angeben, benötigen dafür aber einen eigenen, abgeschlossenen Arbeitsraum.

Das ändert sich ab 2023

Ab der Steuererklärung 2023 gilt grundsätzlich folgendes: Das Arbeitszimmer muss den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit bilden. Nur dann können die Kosten von der Steuer abgesetzt werden, und zwar vollständig oder - wenn man sich die Nachweise und Rechnerei sparen will - mittels Pauschbetrag in Höhe von 1.260 Euro.

Allen anderen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern, deren Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit darstellt, steht ab dem Steuerjahr 2023 die Homeoffice-Pauschale zu. Weil ab 2023 sechs Euro pro Tag für maximal 210 Arbeitstage gewährt werden, ergibt sich kein Nachteil gegenüber der Arbeitszimmerregelung: Auch hier sind bis zu 1.260 Euro abziehbar. Das gilt sowohl für Angestellte als auch für Lehrer/innen.

Wichtig dabei ist: Nur ganze Homeoffice-Tage zählen. Wer also morgens im Büro arbeitet und nachmittags ins Homeoffice wechselt (oder umgekehrt), kann die Homeoffice-Pauschale nicht angeben. Stattdessen wird an solchen Tagen mit der Entfernungspauschale gerechnet. Eine Ausnahme bilden Lehrerinnen und Lehrer: Sie dürfen auch für halbe Homeoffice-Tage mit der Homeoffice-Pauschale rechnen, weil ihnen in der Schule in der Regel kein Arbeitszimmer zur Verfügung steht. Deshalb arbeiten sie nach ihrem Unterricht im Schulgebäude noch zu Hause weiter. Auch für sie gilt ab der Steuererklärung 2023: Maximal 210 Homeoffice-Tage können sie angeben.

Die Homeoffice-Pauschale 2.0 hat es in sich

Für einen Teil der Beschäftigten im Büro hatte Corona auch sein Gutes. War früher die Arbeit im Büro Standard, so hat sich die Arbeitswelt seither modernisiert. Nicht alle Arbeitgeber pochen mehr auf eine dauernde Präsenz in der Firma. Stattdessen ist in vielen Haushalten das Homeoffice endgültig eingezogen. In der Arbeitswelt hat man bemerkt, dass die Arbeitsleistung von zu Hause aus genauso gut erbracht wird, beziehungsweise die Produktivität sogar oftmals höher ist und Beschäftigte zufriedener sind. Diese Umstrukturierung der Arbeitswelt wirkt sich auf die Erstellung der Steuererklärung aus. So gab es diesbezüglich weitere Steuererleichterungen, die ab dem Jahr 2023 greifen.

Tobias Gerauer, Vorstand der Lohnsteuerhilfe Bayern, betont: „Mit der Homeoffice-Pauschale 2.0 werden Steuerzahlende definitiv besser gestellt. Viele Beschäftigte können damit künftig mehr für ihre Homeoffice-Tätigkeit absetzen.“

Die im Coronajahr 2020 neu eingeführte Homeoffice-Pauschale sollte ursprünglich nur vorübergehend bis einschließlich dem Steuerjahr 2022 gelten. Sie wurde als Ausgleich für die Mehrkosten, die durch die Arbeit von zu Hause aus entstehen und für solche Fälle, in denen die Betroffenen kein Extra-Arbeitszimmer absetzen konnten, eingeführt. Auch der Gesetzgeber hat erkannt, dass sich die Zeiten geändert haben und hat darauf reagiert. Die Homeoffice-Pauschale bleibt nicht nur weiterhin erhalten, sondern es gibt die Tagespauschale jetzt sogar unbefristet und in einer erweiterten Ausgestaltung.

Die neue Homeoffice-Pauschale 2.0

Ab dem 1. Januar 2023 dürfen für jeden Tag im Homeoffice 6 Euro statt wie bisher 5 Euro angesetzt werden. Zudem werden nun anstatt wie bisher 120 Tage im Jahr deutlich mehr Tage, nämlich bis zu 210 Tagen, im Homeoffice steuerlich anerkannt. Wenn man von rund 230 Arbeitstagen pro Jahr ausgeht, ist das ein beachtlicher Anteil. Somit können im Höchstfall 1.260 Euro steuerlich geltend gemacht werden. Das ist mehr als doppelt so viel wie in den vergangenen drei Jahren.

Darum ist die Homeoffice-Pauschale vorteilhaft

Die Homeoffice-Pauschale ist unkompliziert zu beantragen und erfordert im Gegensatz zum Arbeitszimmer keine Kostenaufstellung. Auch muss die persönliche Wohnsituation nicht nachgewiesen werden. Es ist völlig egal, ob die Arbeit am Küchentisch, in einer kleinen Arbeitsecke im Schlafzimmer oder in einem eigenen Arbeitszimmer erledigt wird. Auch spielt es keine Rolle, ob das Homeoffice freiwillig oder vertraglich festgelegt erfolgt und ob ein Arbeitsplatz in der Firma verfügbar ist. Jeder, der nachweislich von zu Hause aus arbeitet, kann sie beanspruchen.

Homeoffice-Pauschale und Entfernungspauschale

Bisher konkurrierte die Homeoffice- mit der Entfernungspauschale, denn pro Tag konnte nur eine der beiden beantragt werden. Nun wurden Ausnahmen geschaffen, bei denen doppelt abgerechnet werden kann. Steht in der sogenannten ersten Tätigkeitsstätte kein eigener Arbeitsplatz zur Verfügung, dann kann sowohl die Entfernungs- als auch die Homeofficepauschale beansprucht werden. Dies trifft typischerweise auf Lehrkräfte zu. Vormittags wird in der Schule, also der ersten Tätigkeitsstätte, unterrichtet und nachmittags wird von zu Hause aus der Unterricht vorbereitet.

Homeoffice-Pauschale und Reisekosten

Auch alle anderen Arbeitnehmenden im Homeoffice müssen seit 1. Januar ihren Arbeitstag nicht mehr ausschließlich zu Hause verbringen, um die Pauschale geltend zu machen. Auswärtstätigkeiten sind jetzt erlaubt, solange die Zeit im Homeoffice überwiegt. Parallel zur Homeoffice-Pauschale dürfen jetzt Reisekosten für den Besuch anderer Arbeitsorte geltend gemacht werden. Dies ist z.B. für Außendienstmitarbeiter interessant. Wer vormittags seinen Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartner besucht und nachmittags zu Hause seiner Tätigkeit nachgeht, kann bei der Steuererklärung für ein und denselben Tag ebenfalls doppelt kassieren.

Wann bringt die Homeoffice-Pauschale tatsächlich Geld?

Die Homeoffice-Pauschale, die Entfernungspauschale und die Reisekosten, sie alle fallen unter die Werbungskostenpauschale. Diese wurde für das Jahr 2023 auf 1.230 Euro erhöht. Dieser Betrag wird bei jedem Arbeitnehmenden vom Finanzamt automatisch bei der Steuererklärung für das Jahr 2023 berücksichtigt, ganz egal, ob Aufwendungen vorliegen oder nicht. Erst wenn die 1.230 Euro mit den Werbungskosten überschritten werden, bringt das wirklich einen Steuervorteil.

Die sechs Euro Homeoffice-Pauschale entsprechen einem einfachen Arbeitsweg von 20 km an einem Arbeitstag. Bei einem kürzeren Arbeitsweg ist die Tagespauschale für zu Hause attraktiver. Beträgt der Arbeitsweg weit mehr als 20 km, ist die Entfernungspauschale steuerlich interessanter. Allerdings fallen dafür mehr Spritkosten an.

Sind keine anderen Werbungskosten im Jahr angefallen, macht sich die neue Homeoffice-Pauschale ab dem 206. Homeoffice-Tag steuerlich bemerkbar. Mit der maximal möglichen Anzahl an Arbeitstagen im Homeoffice liegt man bereits um 30 Euro über der Werbungskostenpauschale. Können zusätzliche Fahrt- und Reisekosten oder beispielsweise Arbeitsmittel abgesetzt werden, dann kommt es zu spürbaren Steuervergünstigungen, so die Lohnsteuerhilfe Bayern.

Vertrauen ist gut, aber Kontrolle besser?

Insbesondere bei Führungskräften lösen Homeoffice-Regelungen nicht immer Begeisterungstürme aus. Durch die Remote-Work-Situation scheinen Mitarbeiter nicht mehr greifbar. Sehen, was das Team tut? Fehlanzeige. Und überhaupt kann niemand sagen, ob alle wirklich arbeiten oder nur auf dem Sofa sitzen, Kaffee trinken und die Füße hochlegen. Anstatt auf Distance Leadership Skills zu setzen, begegnen einige Unternehmen diesem vermeintlichen Kontrollverlust mit technischer Aufrüstung und mutieren zu regelrechten Doppel-Null-Spionen. Dabei sind zumindest in Sachen Gadgets der Überwachung kaum Grenzen gesetzt. Von der Erfassung von Tastenanschlägen bis hin zur KI-gestützten Gesichtserkennungssoftware, die etwa Müdigkeit als Anzeichen für Unproduktivität wertet, ist alles möglich. Juristisch sieht das hingegen ganz anders aus. „Trotz Pandemie, Homeoffice-Optionen und neuen Arbeitsmodellen gibt es vonseiten des Gesetzgebers keine Lizenz zum Schnüffeln“, betont Paul-Benjamin Gashon, Fachanwalt für Arbeitsrecht bei der Korten Rechtsanwälte AG. 

Doch was ist eigentlich erlaubt?

Wollt ihr die totale Überwachung? Mangelndes Vertrauen oder teilweise schlechte Erfahrungen etwa mit Arbeitszeitbetrug? Erklärungen für das Ausspähen von Mitarbeitern gibt es einige. „Eine wirklich gute Idee ist ein solches Vorgehen in aller Regel trotzdem nicht“, unterstreicht der Arbeitsrechtler. Neben negativen Auswirkungen auf Motivation, Produktivität und Loyalität sind Überwachungsmaßnahmen im Job juristisch streng geregelt. Und das gilt sowohl für die Arbeit im Office als auch im Homeoffice. „Es müssen nicht nur die datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten, sondern auch die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter gewahrt werden“, erklärt Paul-Benjamin Gashon. Grundsätzlich müssen alle Maßnahmen zur Erhebung von personenbezogenen Daten der Arbeitnehmer, wie etwa die Arbeitsleistung, verhältnismäßig sein. Sie sind angehalten, sich auf das unbedingt erforderliche Maß zu beschränken und die wechselseitigen Interessen beider Parteien zu berücksichtigen. Daher ist eine anlasslose Totalüberwachung der Mitarbeiter, beispielsweise über ein sogenanntes Keylogger-Programm, das jeden Anschlag auf der Tastatur aufzeichnet, über heimlich eingeschaltete Kameras und Mikrofone oder das Mitlesen der gesamten E-Mail-Kommunikation unzulässig. „Solche drastischen Eingriffe in die Privatsphäre können nur in Ausnahmefällen zulässig sein, wenn ein dringender Verdacht einer Straftat oder einer gravierenden Pflichtverletzung gegen einzelne Arbeitnehmer besteht. Ein Generalverdacht nach dem Motto ‚Die Mitarbeiter machen sich eine zu Hause eine schöne Zeit‘ genügt nicht“, so der Experte. Ohne konkrete und begründet Anhaltspunkte müssen Unternehmen die Finger vom Browserverlauf, den Chatprotokollen oder den E-Mails ihrer Angestellten lassen.

Was Big Brother darf

Zwischen totalem Kontrollverlust und orwellschem Albtraum gestattet der Gesetzgeber bestimmte Monitoring-Maßnahmen. Grundsätzlich erlaubt sind Lösungen, die beispielsweise das Login-Verhalten von Teammitgliedern registrieren. „Ähnlich wie bei einer Stempeluhr sind solche milden Formen der Kontrolle nicht nur gestattet, sondern auch sinnvoll, um beispielsweise eventuelle Überschreitungen der gesetzlichen Höchstarbeitszeiten festzustellen“, führt der Jurist aus. Für eine engmaschigere Kontrolle rät der Experte vor einer Implementierung immer dazu, im Einzelfall die individuellen Rechte, den Anwendungsbereich der DSGVO und gegebenenfalls sogar die Mitbestimmungsrechte eines Betriebsrats zu berücksichtigen und abzuwägen. Tun Unternehmen das nicht, drohen kostspielige Konsequenzen. So können bespitzelte Mitarbeiter neben einer Unterlassung auch einen Schadensersatzanspruch geltend machen. „Wer rechtswidrig personenbezogene Daten erhebt, muss seit Inkrafttreten der Datenschutzgrundordnung mit einer erheblichen Geldbuße rechnen“, ergänzt der Anwalt. Sogar eine Freiheitsstrafe von bis zu drei Jahren ist möglich. „Wenn Unternehmen widerrechtlich Telefonate der Arbeitnehmer aufzeichnen, wird die Vertraulichkeit des Wortes verletzt“, so Paul-Benjamin Gashon. „Und in einem solchen Fall ist bereits der Versuch strafbar.“

Viele Arbeitnehmer, deren Tätigkeit es erlaubt, arbeiten wegen der Corona-Epidemie zu Hause im Home-Office. Oftmals war Home-Office nicht regulär vorgesehen und es gibt keine Vereinbarungen dazu in den Arbeitsverträgen. In Folge nutzen Arbeitnehmer ihre privaten Telefon- und Internetanschlüsse, Geräte und Büromaterialien. Wer keine Flatrate hat, zahlt Entgeltgebühren für berufliche Telefonate. Für den Druck von Geschäftspapieren fallen Papier und Toner an. Strom wird für den Betrieb eines Laptops auf jeden Fall benötigt. Wer kommt für diese Kosten auf?

Derartige Kosten kann der Arbeitgeber entweder steuerfrei erstatten oder der Arbeitnehmer als Werbungskosten in der Steuererklärung angeben. Das ist unabhängig davon, ob ein häusliches Arbeitszimmer abgesetzt werden kann oder nicht, so die Lohnsteuerhilfe Bayern.

Steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber

Ist der berufliche Nutzungsanteil an den Kosten für Telekommunikation auf die Schnelle nicht ermittelbar, kann der Arbeitgeber 20 Prozent der Kosten, maximal 20 Euro pro Monat steuerfrei erstatten. In diesem Fall sind keinerlei Nachweise notwendig. Bei schwankenden Telefonkosten kann der Arbeitgeber die Rechnungsbeträge für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten zugrunde legen.

Übersteigen die beruflichen Telefonkosten 20 Euro im Monat, müssen Nachweise erbracht werden. Die Basiskosten für den Anschluss und die Verbindungsentgelte müssen beide in einen betrieblichen und privaten Nutzungsanteil aufgeteilt werden. Der berufliche Anteil wird anhand des Anteils der beruflichen Verbindungsentgelte an den gesamten Verbindungsentgelten ermittelt. Dies erfordert akribische Aufzeichnungen, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit berufliche Gespräche geführt wurden. Auch hierfür reicht ein repräsentativer Zeitraum von drei Monaten aus. Der dabei ermittelte berufliche Anteil kann auf das ganze Jahr übertragen werden.

Selbiges Prinzip gilt auch für andere regelmäßig wiederkehrende Kosten. Die Erstattung dieser Auslagen durch den Arbeitgeber ist grundsätzlich in unbegrenzter Höhe steuerfrei.

Werbungskostenabzug durch den Arbeitnehmer

Erstattet der Arbeitgeber die angefallenen Kosten für die berufliche Nutzung von Telekommunikation nicht, hat der Arbeitnehmer immer noch die Möglichkeit, diese in der Steuererklärung als Werbungskosten anzusetzen. Die verschiedenen Möglichkeiten entsprechen denen der Erstattung durch den Arbeitgeber. Ohne Nachweise werden 20 Prozent der Rechnungsbeträge, maximal 20 Euro für jeden Monat, anerkannt. Wer höhere Kosten ansetzen möchte, muss diese einzeln belegen und Nutzungsanteile ermitteln, so die Lohnsteuerhilfe Bayern.