Vertrauen ist gut, aber Kontrolle besser?

Insbesondere bei Führungskräften lösen Homeoffice-Regelungen nicht immer Begeisterungstürme aus. Durch die Remote-Work-Situation scheinen Mitarbeiter nicht mehr greifbar. Sehen, was das Team tut? Fehlanzeige. Und überhaupt kann niemand sagen, ob alle wirklich arbeiten oder nur auf dem Sofa sitzen, Kaffee trinken und die Füße hochlegen. Anstatt auf Distance Leadership Skills zu setzen, begegnen einige Unternehmen diesem vermeintlichen Kontrollverlust mit technischer Aufrüstung und mutieren zu regelrechten Doppel-Null-Spionen. Dabei sind zumindest in Sachen Gadgets der Überwachung kaum Grenzen gesetzt. Von der Erfassung von Tastenanschlägen bis hin zur KI-gestützten Gesichtserkennungssoftware, die etwa Müdigkeit als Anzeichen für Unproduktivität wertet, ist alles möglich. Juristisch sieht das hingegen ganz anders aus. „Trotz Pandemie, Homeoffice-Optionen und neuen Arbeitsmodellen gibt es vonseiten des Gesetzgebers keine Lizenz zum Schnüffeln“, betont Paul-Benjamin Gashon, Fachanwalt für Arbeitsrecht bei der Korten Rechtsanwälte AG. 

Doch was ist eigentlich erlaubt?

Wollt ihr die totale Überwachung? Mangelndes Vertrauen oder teilweise schlechte Erfahrungen etwa mit Arbeitszeitbetrug? Erklärungen für das Ausspähen von Mitarbeitern gibt es einige. „Eine wirklich gute Idee ist ein solches Vorgehen in aller Regel trotzdem nicht“, unterstreicht der Arbeitsrechtler. Neben negativen Auswirkungen auf Motivation, Produktivität und Loyalität sind Überwachungsmaßnahmen im Job juristisch streng geregelt. Und das gilt sowohl für die Arbeit im Office als auch im Homeoffice. „Es müssen nicht nur die datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten, sondern auch die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter gewahrt werden“, erklärt Paul-Benjamin Gashon. Grundsätzlich müssen alle Maßnahmen zur Erhebung von personenbezogenen Daten der Arbeitnehmer, wie etwa die Arbeitsleistung, verhältnismäßig sein. Sie sind angehalten, sich auf das unbedingt erforderliche Maß zu beschränken und die wechselseitigen Interessen beider Parteien zu berücksichtigen. Daher ist eine anlasslose Totalüberwachung der Mitarbeiter, beispielsweise über ein sogenanntes Keylogger-Programm, das jeden Anschlag auf der Tastatur aufzeichnet, über heimlich eingeschaltete Kameras und Mikrofone oder das Mitlesen der gesamten E-Mail-Kommunikation unzulässig. „Solche drastischen Eingriffe in die Privatsphäre können nur in Ausnahmefällen zulässig sein, wenn ein dringender Verdacht einer Straftat oder einer gravierenden Pflichtverletzung gegen einzelne Arbeitnehmer besteht. Ein Generalverdacht nach dem Motto ‚Die Mitarbeiter machen sich eine zu Hause eine schöne Zeit‘ genügt nicht“, so der Experte. Ohne konkrete und begründet Anhaltspunkte müssen Unternehmen die Finger vom Browserverlauf, den Chatprotokollen oder den E-Mails ihrer Angestellten lassen.

Was Big Brother darf

Zwischen totalem Kontrollverlust und orwellschem Albtraum gestattet der Gesetzgeber bestimmte Monitoring-Maßnahmen. Grundsätzlich erlaubt sind Lösungen, die beispielsweise das Login-Verhalten von Teammitgliedern registrieren. „Ähnlich wie bei einer Stempeluhr sind solche milden Formen der Kontrolle nicht nur gestattet, sondern auch sinnvoll, um beispielsweise eventuelle Überschreitungen der gesetzlichen Höchstarbeitszeiten festzustellen“, führt der Jurist aus. Für eine engmaschigere Kontrolle rät der Experte vor einer Implementierung immer dazu, im Einzelfall die individuellen Rechte, den Anwendungsbereich der DSGVO und gegebenenfalls sogar die Mitbestimmungsrechte eines Betriebsrats zu berücksichtigen und abzuwägen. Tun Unternehmen das nicht, drohen kostspielige Konsequenzen. So können bespitzelte Mitarbeiter neben einer Unterlassung auch einen Schadensersatzanspruch geltend machen. „Wer rechtswidrig personenbezogene Daten erhebt, muss seit Inkrafttreten der Datenschutzgrundordnung mit einer erheblichen Geldbuße rechnen“, ergänzt der Anwalt. Sogar eine Freiheitsstrafe von bis zu drei Jahren ist möglich. „Wenn Unternehmen widerrechtlich Telefonate der Arbeitnehmer aufzeichnen, wird die Vertraulichkeit des Wortes verletzt“, so Paul-Benjamin Gashon. „Und in einem solchen Fall ist bereits der Versuch strafbar.“

Die meisten Angestellten hatten in der Vergangenheit keine Möglichkeit, ihr Arbeitszimmer oder angefallene Ausgaben für das Homeoffice abzusetzen. Die Regeln waren streng und auf bestimmte Berufsgruppen beschränkt. Im Jahr 2020 hat sich das geändert. Corona hat nicht nur die beruflichen Gewohnheiten verändert, sondern auch die steuerrechtlichen Möglichkeiten. Zum Schutz der Mitarbeiter und zur Eindämmung der Virus-Infektion hat die Bundesregierung die Unternehmen angehalten, ihren Mitarbeitern Homeoffice zu ermöglichen, wo immer es möglich ist. Viele Mitarbeiter waren darauf aber nicht vorbereitet und haben gar kein Arbeitszimmer. Die Lohnsteuerhilfe Bayern (Lohi) zeigt auf, welche steuerlichen Konstellationen derzeit möglich sind.

Arbeiten in einer Arbeitsecke

Wenn kein separates Arbeitszimmer zur Verfügung steht und die Arbeit im Wohnzimmer, in der Küche oder im Schlafzimmer verrichtet wird, kann mit der Steuererklärung kein Arbeitszimmer geltend gemacht werden. Für diesen Fall wurde die Homeoffice-Pauschale eingeführt. Anstatt konkreter Ausgaben werden 5 Euro pauschal pro Arbeitstag angesetzt. Leider ist die Homeoffice-Pauschale auf 120 Arbeitstage im Jahr, also 600 Euro, begrenzt. Zudem fällt sie unter die Werbungskostenpauschale in Höhe von 1.000 Euro. Sie macht sich als Steuervergünstigung somit erst bemerkbar, wenn noch weitere Werbungskosten vorliegen und die Tausend-Euro-Grenze überschritten wird.

Das voll absetzbare Arbeitszimmer

Ist ein eigenständiger Raum als Arbeitszimmer vorhanden und entsprechend eingerichtet, erfordert ein vollständiger Steuerabzug, dass dieses den Schwerpunkt der beruflichen Tätigkeit darstellt. Das trifft zu, wenn überwiegend von zu Hause aus gearbeitet wird und nur gelegentliche Besuche in der Firma erfolgen. Falls das nicht schon immer so war, sondern erst durch Corona eingetreten ist, ist es sinnvoll, sich vom Arbeitgeber die Arbeitstage zu Hause zu bescheinigen lassen. Voller Abzug bedeutet, dass die Kosten für das Arbeitszimmer in unbegrenzter Höhe abgesetzt werden können. Dazu zählt eine Renovierung des Raums, wie die Wände streichen, einen neuen Boden verlegen und die Ausstattung mit Sichtschutzvorhängen oder Sonnenjalousien.

Alle Kosten, die nur anteilig entstanden sind, müssen aufgeteilt werden. Das betrifft die Mietzahlungen, die Schuldzinsen für das Eigenheim und dessen Abschreibung sowie die Verbrauchskosten wie Heizung, Strom und Wasser. Diese Ausgaben werden entsprechend der Fläche des Arbeitszimmers im Verhältnis zur gesamten Wohnfläche für den steuerlichen Abzug erfasst. Selbiges gilt für die Grundsteuer, Müllabfuhr, Kaminkehrer sowie Gebäude- und Hausratversicherungen, also alle Wohnnebenkosten.

Beschränkter Abzug des Arbeitszimmers

Ist die Firma der Dreh- und Angelpunkt des Berufs und nicht das Homeoffice, bedeutet das noch nicht das steuerliche Aus. Steht - wenn auch nur vorübergehend - kein Arbeitsplatz in der Firma zur Verfügung, so lassen sich immerhin bis zu 1.250 Euro als Werbungskosten absetzen. Diese Voraussetzung ist erfüllt, wenn der Arbeitgeber die Mitarbeiter während des Lockdowns angewiesen hat, von zu Hause aus zu arbeiten. Hier wird ebenfalls ein eigener Raum als Arbeitszimmer vorausgesetzt.

Beim beschränkten Abzug können dieselben Kosten wie beim vollständigen Abzug für die Steuererklärung herangezogen werden, nur dass die Höhe auf 1.250 Euro begrenzt ist. Dieser Höchstbetrag muss nicht auf einzelne Monate umgelegt werden. Wenn die Ausgaben entsprechend hoch waren, lässt sich diese Summe für eine ganz kurze Zeit im Homeoffice voll ausschöpfen. Ausgaben für die Büroeinrichtung, also Schreibtisch, Schreibtischstuhl, Lampe und Ablageregal zählen übrigens zu den Arbeitsmitteln und werden nicht in die 1.250-Euro-Grenze eingerechnet.

Unterjährige Corona-Turbulenzen

Der berufliche Mittelpunkt kann sich innerhalb eines Jahres mehrmals verschieben. Eine Lehrerin zum Beispiel kann ihr Arbeitszimmer in normalen Zeiten mit Präsenzunterricht beschränkt absetzen, da die Schule den beruflichen Schwerpunkt darstellt, sie nachmittags aber keinen Arbeitsplatz in der Schule zur Verfügung hat. Wurde wegen Corona in den Distanzunterricht gewechselt, kann sie vorübergehend das Arbeitszimmer vollständig absetzen, da sie für diesen Zeitraum zu hundert Prozent von zu Hause aus ihrer beruflichen Tätigkeit nachgeht. In der Steuererklärung muss sie monatsweise unterscheiden und die Zeiten der beschränkten und der vollständigen Abziehbarkeit getrennt aufführen. Wäre die Homeoffice-Pauschale vorteilhafter, weil nur geringe Kosten entstanden sind, kann diese stattdessen angesetzt werden. Der Steuerzahler darf die für ihn günstigere Variante auswählen.

Arbeitsmittel sind grundsätzlich absetzbar

Ganz egal, ob ein Arbeitszimmer vorliegt oder nicht, technische Geräte, die für die Arbeit zu Hause benötigt werden, sind immer als Werbungskosten absetzbar. Werden Laptop, Monitor, Drucker, Headset und Handy beispielsweise fast ausschließlich beruflich genutzt, sind sie voll absetzbar. Während ein neu angeschafftes Smartphone mit einem Kaufpreis über 800 Euro netto über fünf Jahre abgeschrieben werden muss, dürfen PCs und fast alles, was dazugehört, neuerdings sofort für das Anschaffungsjahr abgeschrieben werden.

Auch Büromöbel, die für das Arbeitszimmer oder die Arbeitsecke angeschafft wurden, dürfen zusätzlich zu den Kosten des Arbeitszimmers abgezogen werden. Bis zu einem Kaufpreis von 800 Euro sind diese auf einmal abziehbar. Liegen die Anschaffungskosten darüber, müssen sie über dreizehn Jahre verteilt abgeschrieben werden.

Bei einer gemischten Nutzung, d.h. privaten Verwendung in größerem Umfang, müssen die Kosten entsprechend dem beruflichen Nutzungsanteil prozentual aufgeteilt werden. Nur der berufliche Anteil ist absetzbar. Ohne Nachweise werden bei einer glaubwürdigen Argumentation in der Regel die Hälfte der Kosten anerkannt. Wer mehr absetzen möchte, muss Nachweise erbringen.

Internet und Telefon im Homeoffice

Die Gebühren für Internet, Festnetz und Handy können für die Zeit des Homeoffice mit 20 Prozent der Gesamtkosten pauschal angesetzt werden. Der Höchstbetrag liegt bei 20 Euro pro Monat. So sind immerhin bis zu 240 im Jahr vom Fiskus zu holen. Um den Maximalbetrag auszuschöpfen, muss die monatliche Rechnung für Telefonie und Internetnutzung aber mindestens hundert Euro betragen. Diese pauschale Vorgehensweise spart Zeit. Denn die genaue Ermittlung des beruflichen Anteils, z.B. anhand von Telefonprotokollen, und das Erbringen von Einzelnachweisen entfallen somit. Natürlich können stattdessen die tatsächlichen Kosten nachgewiesen und geltend gemacht werden.

Bislang galt: Nur wer zu Hause ein eigenes Arbeitszimmer hatte, konnte seine Kosten dafür von der Steuer absetzen. Mit der neuen, im Dezember beschlossenen Homeoffice-Pauschale ändert sich das: Jetzt können Arbeitnehmer, die in den heimischen vier Wänden am Esstisch oder in der Arbeitsecke arbeiten, bis zu 600 Euro im Jahr absetzen. Der Lohnsteuerhilfeverein Vereinigte Lohnsteuerhilfe e. V. (VLH) hatte seit Beginn der Corona-Krise eine ähnliche Lösung gefordert und zeigt, worauf Arbeitnehmer nun achten sollten und wer von der Homeoffice-Pauschale wirklich profitiert.

So wird die neue Homeoffice-Pauschale berechnet

Pro Arbeitstag im Homeoffice darf ein Arbeitnehmer eine Pauschale von fünf Euro von der Steuer absetzen, allerdings höchstens 600 Euro im Jahr. Das entspricht 120 Tagen Homeoffice:

120 Tage x 5 Euro = 600 Euro

Auch wer 130 oder 150 Tage von zu Hause arbeitet, darf nicht mehr als 600 Euro absetzen.

Arbeitnehmer-Pauschbetrag schluckt Homeoffice-Pauschale

Die Homeoffice-Pauschale wird in den Arbeitnehmer-Pauschbetrag (auch bekannt als Werbungskostenpauschale) eingerechnet - und der liegt bei 1.000 Euro. Arbeitnehmer, die ihre Steuererklärung abgeben, erhalten automatisch den Arbeitnehmer-Pauschbetrag - oder anders gesagt: Das Finanzamt rechnet jedem Arbeitnehmer pauschal 1.000 Euro Werbungskosten als Steuervergünstigung an. Denn der Staat geht davon aus, dass jeder Arbeitnehmer Kosten hat, die ihm aufgrund seiner beruflichen Tätigkeit entstehen.

Den größten Posten machen die Fahrtkosten aus. Da für einen Arbeitnehmer im Homeoffice allerdings die Fahrten zur Arbeit wegfallen, können ihm auch weniger Kosten für das Pendeln über die Pendlerpauschale abgezogen werden. Das bedeutet: Etliche Arbeitnehmer würden bei ihrer Steuererklärung finanziell besser dastehen, wenn die Homeoffice-Pauschale zusätzlich zum Arbeitnehmer-Pauschbetrag absetzbar wäre und nicht erst, wenn man mit seinen Werbungskosten über die 1.000 Euro kommt. Wenn es sich also sozusagen um einen Homeoffice-Zuschlag handeln würde.

Wer mit seinen Werbungskosten über 1.000 Euro kommt, profitiert

Hatte ein Arbeitnehmer im Jahr Werbungskosten von beispielweise 500 Euro und war mindestens 120 Tage im Homeoffice aktiv, darf er bei seiner Steuererklärung 1.100 Euro als Werbungskosten angeben (500 Euro Werbungskosten + 600 Euro Homeoffice-Pauschale = 1.100 Euro).

Das heißt: Kommt der Arbeitnehmer mit seinen tatsächlichen Werbungskosten und der Homeoffice-Pauschale auf einen Betrag von über 1.000 Euro, darf er diesen in der Steuererklärung eintragen. Und wenn er schon alleine mit seinen Werbungskosten den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.000 Euro überschreitet, darf er die Homeoffice-Pauschale von 600 Euro noch zusätzlich geltend machen. Beispiel:

1.200 Euro Werbungskosten + 600 Euro Homeoffice-Pauschale = 1.800 Euro

Allerdings muss der Arbeitnehmer seine tatsächlichen Werbungskosten nachweisen können.

Wichtig: Je länger der Arbeitsweg eines Arbeitnehmers ist, umso mehr steigen die Chancen, dass er - trotz Homeoffice - über die 1.000 Euro Arbeitnehmer-Pauschbetrag kommt. Deshalb sollte jeder, der an seiner Steuererklärung sitzt, seine Pendlerpauschale genau nachrechnen und mit der Homeoffice-Pauschale von fünf Euro pro Tag summieren.

Diese Nachweise sollten Arbeitnehmer im Homeoffice bereithalten

-  Eine Bescheinigung des Arbeitgebers, in welchem Zeitraum er von zu Hause aus gearbeitet hat.

-  Eine möglichst präzise Aufzeichnung, wann das Homeoffice genutzt wurde. Hier bietet sich eine Tabelle mit Datum, Anzahl der Stunden und genauen Uhrzeiten an. 

Die neue Homeoffice-Pauschale wurde am 10. Dezember 2020 mit dem Jahressteuergesetz 2020 im Finanzausschuss des Deutschen Bundestages beschlossen. Die Pauschale gilt zunächst befristet für zwei Jahre, nämlich für die Steuererklärungen 2020 und 2021.

Viele Arbeitnehmer, deren Tätigkeit es erlaubt, arbeiten wegen der Corona-Epidemie zu Hause im Home-Office. Oftmals war Home-Office nicht regulär vorgesehen und es gibt keine Vereinbarungen dazu in den Arbeitsverträgen. In Folge nutzen Arbeitnehmer ihre privaten Telefon- und Internetanschlüsse, Geräte und Büromaterialien. Wer keine Flatrate hat, zahlt Entgeltgebühren für berufliche Telefonate. Für den Druck von Geschäftspapieren fallen Papier und Toner an. Strom wird für den Betrieb eines Laptops auf jeden Fall benötigt. Wer kommt für diese Kosten auf?

Derartige Kosten kann der Arbeitgeber entweder steuerfrei erstatten oder der Arbeitnehmer als Werbungskosten in der Steuererklärung angeben. Das ist unabhängig davon, ob ein häusliches Arbeitszimmer abgesetzt werden kann oder nicht, so die Lohnsteuerhilfe Bayern.

Steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber

Ist der berufliche Nutzungsanteil an den Kosten für Telekommunikation auf die Schnelle nicht ermittelbar, kann der Arbeitgeber 20 Prozent der Kosten, maximal 20 Euro pro Monat steuerfrei erstatten. In diesem Fall sind keinerlei Nachweise notwendig. Bei schwankenden Telefonkosten kann der Arbeitgeber die Rechnungsbeträge für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten zugrunde legen.

Übersteigen die beruflichen Telefonkosten 20 Euro im Monat, müssen Nachweise erbracht werden. Die Basiskosten für den Anschluss und die Verbindungsentgelte müssen beide in einen betrieblichen und privaten Nutzungsanteil aufgeteilt werden. Der berufliche Anteil wird anhand des Anteils der beruflichen Verbindungsentgelte an den gesamten Verbindungsentgelten ermittelt. Dies erfordert akribische Aufzeichnungen, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit berufliche Gespräche geführt wurden. Auch hierfür reicht ein repräsentativer Zeitraum von drei Monaten aus. Der dabei ermittelte berufliche Anteil kann auf das ganze Jahr übertragen werden.

Selbiges Prinzip gilt auch für andere regelmäßig wiederkehrende Kosten. Die Erstattung dieser Auslagen durch den Arbeitgeber ist grundsätzlich in unbegrenzter Höhe steuerfrei.

Werbungskostenabzug durch den Arbeitnehmer

Erstattet der Arbeitgeber die angefallenen Kosten für die berufliche Nutzung von Telekommunikation nicht, hat der Arbeitnehmer immer noch die Möglichkeit, diese in der Steuererklärung als Werbungskosten anzusetzen. Die verschiedenen Möglichkeiten entsprechen denen der Erstattung durch den Arbeitgeber. Ohne Nachweise werden 20 Prozent der Rechnungsbeträge, maximal 20 Euro für jeden Monat, anerkannt. Wer höhere Kosten ansetzen möchte, muss diese einzeln belegen und Nutzungsanteile ermitteln, so die Lohnsteuerhilfe Bayern.