Bislang galt: Nur wer zu Hause ein eigenes Arbeitszimmer hatte, konnte seine Kosten dafür von der Steuer absetzen. Mit der neuen, im Dezember beschlossenen Homeoffice-Pauschale ändert sich das: Jetzt können Arbeitnehmer, die in den heimischen vier Wänden am Esstisch oder in der Arbeitsecke arbeiten, bis zu 600 Euro im Jahr absetzen. Der Lohnsteuerhilfeverein Vereinigte Lohnsteuerhilfe e. V. (VLH) hatte seit Beginn der Corona-Krise eine ähnliche Lösung gefordert und zeigt, worauf Arbeitnehmer nun achten sollten und wer von der Homeoffice-Pauschale wirklich profitiert.

So wird die neue Homeoffice-Pauschale berechnet

Pro Arbeitstag im Homeoffice darf ein Arbeitnehmer eine Pauschale von fünf Euro von der Steuer absetzen, allerdings höchstens 600 Euro im Jahr. Das entspricht 120 Tagen Homeoffice:

120 Tage x 5 Euro = 600 Euro

Auch wer 130 oder 150 Tage von zu Hause arbeitet, darf nicht mehr als 600 Euro absetzen.

Arbeitnehmer-Pauschbetrag schluckt Homeoffice-Pauschale

Die Homeoffice-Pauschale wird in den Arbeitnehmer-Pauschbetrag (auch bekannt als Werbungskostenpauschale) eingerechnet - und der liegt bei 1.000 Euro. Arbeitnehmer, die ihre Steuererklärung abgeben, erhalten automatisch den Arbeitnehmer-Pauschbetrag - oder anders gesagt: Das Finanzamt rechnet jedem Arbeitnehmer pauschal 1.000 Euro Werbungskosten als Steuervergünstigung an. Denn der Staat geht davon aus, dass jeder Arbeitnehmer Kosten hat, die ihm aufgrund seiner beruflichen Tätigkeit entstehen.

Den größten Posten machen die Fahrtkosten aus. Da für einen Arbeitnehmer im Homeoffice allerdings die Fahrten zur Arbeit wegfallen, können ihm auch weniger Kosten für das Pendeln über die Pendlerpauschale abgezogen werden. Das bedeutet: Etliche Arbeitnehmer würden bei ihrer Steuererklärung finanziell besser dastehen, wenn die Homeoffice-Pauschale zusätzlich zum Arbeitnehmer-Pauschbetrag absetzbar wäre und nicht erst, wenn man mit seinen Werbungskosten über die 1.000 Euro kommt. Wenn es sich also sozusagen um einen Homeoffice-Zuschlag handeln würde.

Wer mit seinen Werbungskosten über 1.000 Euro kommt, profitiert

Hatte ein Arbeitnehmer im Jahr Werbungskosten von beispielweise 500 Euro und war mindestens 120 Tage im Homeoffice aktiv, darf er bei seiner Steuererklärung 1.100 Euro als Werbungskosten angeben (500 Euro Werbungskosten + 600 Euro Homeoffice-Pauschale = 1.100 Euro).

Das heißt: Kommt der Arbeitnehmer mit seinen tatsächlichen Werbungskosten und der Homeoffice-Pauschale auf einen Betrag von über 1.000 Euro, darf er diesen in der Steuererklärung eintragen. Und wenn er schon alleine mit seinen Werbungskosten den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.000 Euro überschreitet, darf er die Homeoffice-Pauschale von 600 Euro noch zusätzlich geltend machen. Beispiel:

1.200 Euro Werbungskosten + 600 Euro Homeoffice-Pauschale = 1.800 Euro

Allerdings muss der Arbeitnehmer seine tatsächlichen Werbungskosten nachweisen können.

Wichtig: Je länger der Arbeitsweg eines Arbeitnehmers ist, umso mehr steigen die Chancen, dass er - trotz Homeoffice - über die 1.000 Euro Arbeitnehmer-Pauschbetrag kommt. Deshalb sollte jeder, der an seiner Steuererklärung sitzt, seine Pendlerpauschale genau nachrechnen und mit der Homeoffice-Pauschale von fünf Euro pro Tag summieren.

Diese Nachweise sollten Arbeitnehmer im Homeoffice bereithalten

-  Eine Bescheinigung des Arbeitgebers, in welchem Zeitraum er von zu Hause aus gearbeitet hat.

-  Eine möglichst präzise Aufzeichnung, wann das Homeoffice genutzt wurde. Hier bietet sich eine Tabelle mit Datum, Anzahl der Stunden und genauen Uhrzeiten an. 

Die neue Homeoffice-Pauschale wurde am 10. Dezember 2020 mit dem Jahressteuergesetz 2020 im Finanzausschuss des Deutschen Bundestages beschlossen. Die Pauschale gilt zunächst befristet für zwei Jahre, nämlich für die Steuererklärungen 2020 und 2021.

Viele Arbeitnehmer, deren Tätigkeit es erlaubt, arbeiten wegen der Corona-Epidemie zu Hause im Home-Office. Oftmals war Home-Office nicht regulär vorgesehen und es gibt keine Vereinbarungen dazu in den Arbeitsverträgen. In Folge nutzen Arbeitnehmer ihre privaten Telefon- und Internetanschlüsse, Geräte und Büromaterialien. Wer keine Flatrate hat, zahlt Entgeltgebühren für berufliche Telefonate. Für den Druck von Geschäftspapieren fallen Papier und Toner an. Strom wird für den Betrieb eines Laptops auf jeden Fall benötigt. Wer kommt für diese Kosten auf?

Derartige Kosten kann der Arbeitgeber entweder steuerfrei erstatten oder der Arbeitnehmer als Werbungskosten in der Steuererklärung angeben. Das ist unabhängig davon, ob ein häusliches Arbeitszimmer abgesetzt werden kann oder nicht, so die Lohnsteuerhilfe Bayern.

Steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber

Ist der berufliche Nutzungsanteil an den Kosten für Telekommunikation auf die Schnelle nicht ermittelbar, kann der Arbeitgeber 20 Prozent der Kosten, maximal 20 Euro pro Monat steuerfrei erstatten. In diesem Fall sind keinerlei Nachweise notwendig. Bei schwankenden Telefonkosten kann der Arbeitgeber die Rechnungsbeträge für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten zugrunde legen.

Übersteigen die beruflichen Telefonkosten 20 Euro im Monat, müssen Nachweise erbracht werden. Die Basiskosten für den Anschluss und die Verbindungsentgelte müssen beide in einen betrieblichen und privaten Nutzungsanteil aufgeteilt werden. Der berufliche Anteil wird anhand des Anteils der beruflichen Verbindungsentgelte an den gesamten Verbindungsentgelten ermittelt. Dies erfordert akribische Aufzeichnungen, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit berufliche Gespräche geführt wurden. Auch hierfür reicht ein repräsentativer Zeitraum von drei Monaten aus. Der dabei ermittelte berufliche Anteil kann auf das ganze Jahr übertragen werden.

Selbiges Prinzip gilt auch für andere regelmäßig wiederkehrende Kosten. Die Erstattung dieser Auslagen durch den Arbeitgeber ist grundsätzlich in unbegrenzter Höhe steuerfrei.

Werbungskostenabzug durch den Arbeitnehmer

Erstattet der Arbeitgeber die angefallenen Kosten für die berufliche Nutzung von Telekommunikation nicht, hat der Arbeitnehmer immer noch die Möglichkeit, diese in der Steuererklärung als Werbungskosten anzusetzen. Die verschiedenen Möglichkeiten entsprechen denen der Erstattung durch den Arbeitgeber. Ohne Nachweise werden 20 Prozent der Rechnungsbeträge, maximal 20 Euro für jeden Monat, anerkannt. Wer höhere Kosten ansetzen möchte, muss diese einzeln belegen und Nutzungsanteile ermitteln, so die Lohnsteuerhilfe Bayern.